Publikationszuschüsse beantragen – Vorgehen und Zeitschiene

Wenn Sie Publikationszuschüsse beantragen möchten: Wie gehen Sie vor und wie lange dauert der Prozess?

In der Regel: Erst der Verlag, dann der Antrag

Für gewöhnlich werden Publikationszuschüsse beantragt, wenn ein Angebot zur Veröffentlichung vorliegt. Erst mit dem Verlagsangebot in der Tasche wissen Sie als Autor*in, ob Sie einen Zuschuss benötigen und in welcher Höhe.

Es gibt allerdings auch Abweichungen von dieser Regel:

Bei Open-Access-Publikationen gewährt die Hochschule möglicherweise den Autor*innen sofort einen Zuschuss zu den Publikationskosten – abhängig von der Art der geplanten Veröffentlichung Article Processing Charges (APCs) für einen Zeitschriftenaufsatz oder Book Processing Charges (BPCs) für eine Buchveröffentlichung. In manchen Fällen gibt es zusätzlich zu den eigentlichen Gebühren weitere Förderung zum Beispiel für ein professionelles Lektorat, vor allem bei englischsprachigen Texten, die von Nicht-Muttersprachler*innen verfasst wurden.
Wenn Sie einen Antrag auf Forschungsförderung stellen, sollten Sie etwaige Publikationskosten direkt mit beantragen. In vielen Fällen ist es vor allem bei den großen Förder-Einrichtungen im Nachgang schwierig bis unmöglich, Gelder für Veröffentlichungen einzuwerben.

Bleiben wir bei unserer Betrachtung dabei, dass Ihnen das Veröffentlichungsangebot eines Verlages vorliegt, bei dem die Notwendigkeit eines Zuschusses formuliert ist, und schauen uns die nächsten Schritte an.

Publikationszuschüsse beantragen: Die Reihenfolge

Größere Förder-Einrichtungen benötigen häufig längere Vorlaufzeiten als kleinere Einrichtungen. Und manche, wie zum Beispiel die VG Wort, lassen sich im Antrag angeben, ob ein Zuschuss bereits von Dritten abgelehnt wurde. Sollten Sie also mit dem Gedanken spielen, bei der VG Wort einen Antrag zu stellen, dann beginnen Sie dort.

Sie können bei der von Ihnen ausgewählten Institution im Vorfeld anfragen, wann ggf. eine Jury zur nächsten Entscheidungsrunde tagt. Das eröffnet Ihnen die Möglichkeit einer besseren Planung: Haben Sie es eilig, verzichten Sie auf Anträge mit langen Entscheidungszeiten. Haben Sie ausreichend zeitlichen Spielraum, bieten sich Ihnen mehr Optionen.

Nicht selten benötigen Sie zur Antragstellung nicht allein Ihr Manuskript und das Verlagsangebot. Die potenziellen Förderer bitten Sie auch um die Vorlage des Verlagsvertrages und einer zumeist vom Verlag auszufüllenden Vorkalkulation für das Projekt. Darüber hinaus sind möglicherweise Empfehlungen oder Gutachten einzureichen, ein CV, Ihre Publikationsliste und Ihre Motivation, um eine Förderung zu ersuchen. Die Vorgaben der unterschiedlichen Einrichtungen finden sich in der Regel auf deren Webseiten.

Publikationszuschüsse beantragen: Die Bedingungen

Die Förderer wünschen sich nicht nur unterschiedliche Unterlagen als Entscheidungsgrundlage. Sie stellen auch unterschiedliche Ansprüche an die Publikation selbst: Von der Platzierung des Logos bis hin zur mehr oder weniger formalisierten Nennung oder der Anzahl an Belegexemplaren sind die Vorgaben der Einrichtungen wenig einheitlich. Um so wichtiger, dass Sie einen guten Blick darauf haben, was in Ihrem Falle geboten ist. Und versäumen Sie nicht, dies Ihrem Verlag mitzuteilen – denn nichts ist ärgerlicher als das vergessene Logo oder der falsch formulierte Förderhinweis.

Sicherlich lässt sich ein solcher Faux pas zumeist ausbügeln. Ihn gänzlich zu vermeiden sollte aber immer das Ziel sein…

Sofort bis sechs Monate

Wie lange die Entscheidungsfindung und damit der Zeitraum bis zur Zu- bzw. Absage genau braucht, lässt sich nicht generalisieren. In manchen Fällen mag ein Anruf beim eigenen Institut ausreichen, um einen sehr zügigen – hoffentlich positiven – Bescheid zu bekommen. Bei besonders bürokratischen Prozessen vergehen unter Umständen Monate bis zur verbindlichen Rückmeldung.

Aus diesem Grunde würde ich Ihnen empfehlen, zunächst Ihre eigene Zeitplanung genau in den Blick zu nehmen und mit Ihrem potenziellen Förderer über deren Zeitschiene zu sprechen: Können Sie auf die Veröffentlichung hinarbeiten, während der potenzielle Förderer noch prüft? Oder sind Ihnen in dieser Zeit die Hände gebunden? Wenn die Zusage erst in sechs Monaten kommt, bleibt Ihnen ausreichend Zeit, alle notwendigen Schritte bis zur Publikation zu gehen? Und was tun Sie, falls nach sechs Monaten eine Absage kommt?

Viele Zeitpläne gehen nicht ohne Knirschen auf – und je mehr Stellen an einem Projekt beteiligt sind, desto eher verzögert es sich. Und je mehr es sich verzögert, umso wahrscheinlicher werden weitere Verzögerungen. Planen Sie also nicht zu sehr „auf Kante“ und behalten Sie im Kopf, dass ein „zu schnell“ nicht nur selten ist, sondern in der Regel wenig problematisch. Enthalten Ihre Pläne also großzügige zeitliche Puffer, entlasten Sie sich im Zweifel. Und wenn Sie früher fertig werden, als Sie ursprünglich dachten, haben Sie Zeit gewonnen, sich darüber zu freuen!

Die Autorin

Barbara Budrich, M.A., ist von Kindesbeinen an im Wissenschaftsverlag tätig und seit 2004 selbstständige Verlegerin. Außerdem ist sie Trainerin und Coach für wissenschaftliches Schreiben und Publizieren im Schulungsunternehmen budrich training. Zudem ist sie selbst Autorin. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz führt sie seit 2015 als Vorbildunternehmerin.

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