In diesem Beitrag geht es um die Not-to-Do-Liste, aber zuerst werfen wir einen Blick auf eine viel bekanntere Liste: Wenn es ein Tool gibt, das mein Leben verkompliziert, dann ist es die To-Do-Liste. Alle Welt spricht von den Dingen, die darauf stehen. Und vielfach wird von der Befriedigung gesprochen, die einen erfüllt, wenn Aufgaben gestrichen werden können. Doch meine To-Do-Liste verhält sich anders.
Natürlich kann auch ich immer mal wieder einen Eintrag von dieser Liste als erledigt streichen. Mehr als einen am Tag, klar. Doch das Tempo, in dem sich neue Einträge auf diese Liste mogeln, kann ich nur mit „atemberaubend“ beschreiben. Ich streiche eins durch und füge drei hinzu. Und dann noch fünf. Dabei beherzige ich selbstverständlich die kluge Regel, keinen Kleinkrams auf die Liste zu setzen: Alles, was ich in unter zwei Minuten erledigen kann, erledige ich selbstverständlich sofort.
Oder nein, das tue ich nicht. Jedenfalls nicht mehr. Denn das steht auf meiner Not-to-Do-Liste!
Die Not-to-Do-Liste
Bestimmt kennen Sie das Känguru von Marc-Uwe Kling? (Falls nicht: Empfehlung!) Das Beuteltier lebt zwischen Blödsinn und Hängematte, ist sich nie für einen blöden bis ganz blöden Spruch zu schade und arbeitet an der kommunistischen Weltrevolution. Und es pflegt mit Hingabe seine Not-to-Do-Liste. Dort sind alle Dinge aufgelistet, die auch nur annähernd an Arbeit erinnern. Und so oder ähnlich halte ich es ebenfalls.
Meine Not-to-Do-Liste sieht ein wenig anders aus (zumal ich nicht auf die Weltrevolution – kommunistisch oder otherwise – hinarbeite). Und doch kann ich Ihnen dieses Tool nur empfehlen.
Was kommt auf diese Liste?
Unser Leben ist in allen Bereichen – Wissenschaft, Freizeit, Familie … – angefüllt mit unterschiedlichsten Aufgaben und Tätigkeiten. Einige davon sind sehr zeitintensiv, andere sind kleine, kurze Handgriffe, die sich rasch erledigen lassen. Und die Zeit- und Energieräuber lauern überall.
Darunter befinden sich Dinge, die ich beim besten Willen weder jemand anderem aufs Auge drücken noch vollständig von meiner Agenda streichen kann. Ob ich sie nun gern tue oder am liebsten nie wieder in den Blick nehmen würde. Ich weiß nicht, was dies bei Ihnen ist. Bei mir ist es zum Beispiel Hausarbeit. Ein Gutteil konnte ich zum Glück in den letzten Jahren an unterstützende Hände übergeben. Doch es bleibt im Alltag noch genug übrig, um mich zu fragen, wem ich das noch überreichen darf. Aktuell kann ich jedoch berichten, dass Einkaufen, Kochen, Waschen und weitere profane Alltagsdinge immer wieder für meine Erdung sorgen.
Streichen
Gestrichen habe ich aber zum Beispiel „ständige Erreichbarkeit“. Für viele Menschen wird es immer schwieriger, fünf Minuten am Stück ununterbrochener Zeit zu haben, um konzentriert zu arbeiten. Zwischen E-Mail-Benachrichtigungen (ausschalten!), Handyklingeln (Flugmodus!) und freundlichen Kolleg*innen, die „nur mal kurz …“ (Verabredungen treffen!), zerfasert unsere Aufmerksamkeit und jede Unterbrechung kostet uns mehr als nur die Zeit der Unterbrechung selbst. Gloria Mark und ihre Kolleg*innen haben dazu 2005 (No Task Left Behind; Zugriff 18.5.2021) eine Studie publiziert: Im Schnitt kostet uns eine Unterbrechung rund 25 Minuten. Je besser es Ihnen also gelingt, sich abzuschirmen, zumindest für Zeiten des hochkonzentrierten Arbeitens, desto produktiver können Sie sein.
Automatisieren
Nicht alle Aufgaben lassen sich automatisieren – das ist völlig klar. Doch gibt es Dinge, über die es sich nicht lohnt, laufend nachdenken zu müssen. Kleine Helferlein machen es einem hier leichter. Zum Beispiel:
- digitale Einkaufslisten (Sie haken beim Einkaufen Dinge von der Liste ab, müssen aber für Dinge, die Sie immer wieder einkaufen, keine neuen Einträge erstellen – so vergessen Sie nichts.),
- Abonnements (Es gibt die lustigsten Möglichkeiten, Dinge im Abo zu bestellen – zum Beispiel Toilettenpapier …; aber freilich können Sie auch Fachinformationen und wichtige Newsletter abonnieren – und regelmäßig wieder abbestellen, um Ihren Posteingang zu entlasen.)
- wiederkehrende Kalendereinträge (mit oder ohne Benachrichtigungsfunktion)
- auf bestimmte Tage eingestellte Erinnerungen an entsprechende Termine oder Aufgaben.
Das sind kleine Dinge – aber wir wissen, dass uns viele kleine Dinge zusammengenommen sehr entlasten können.
Gibt es Dinge, die wir von anderen erledigen lassen können?
Delegieren
Jede*r, so scheint es, hat so viel zu tun, dass wir uns nur bezahlte Unterstützung organisieren können. Denn wer möchte schon ohne Entlohnung arbeiten? Doch geht es beim Delegieren nicht unbedingt darum, sich bezahlte Hilfstruppen zu engagieren. Es gibt auch Aufgaben, die sich gut von anderen erledigen lassen, die selbst davon profitieren können. Bei anderen Dingen ist es selbstverständlich, sich die Arbeiten zu teilen.
Im privaten Bereich gibt es hier zahlreiche Beispiele – wobei es nicht entscheidend ist, dass zum Beispiel in einer Partnerschaft jede*r gleich viele Stunden einer bestimmten Tätigkeit widmet. Es geht darum, dass alle anfallenden Aufgaben erledigt werden und wenn jede*r für bestimmte Bereiche zuständig ist, gibt es Dinge, um die man selbst sich überhaupt nicht kümmern muss.
Doch auch im universitären Bereich ist es möglich, gemeinsam zu besseren Ergebnissen zu kommen, als dies jede*r für sich erreichen könnte. Die Geschichte der drei Studenten, die ihr Studium in Rekordzeit abgeschlossen haben, sei als extremes Beispiel genannt.
Mit wem Sie wie gemeinsame Sache machen möchten, was für Sie möglich ist und was nicht, hängt vielfach von der individuellen Situation ab. Ich stelle aber häufig fest: Da geht weit mehr, als sich auf den ersten Blick erschließt.
Von meinem Vater stammt der schöne Spruch „Ich weiß gar nicht, was ich zuerst liegen lassen soll!“. Sie können diese Frage jetzt schriftlich beantworten – mit Ihrer eigenen Liste!
Die Autorin: Barbara Budrich
Im Jahr 1993 begann sie die Arbeit als Lektorin im Verlag Leske + Budrich, der ihrem Vater Edmund Budrich gehörte. Im Jahre 2004, nach dem Verkauf von Leske + Budrich, gründete Barbara Budrich ihr erstes eigenes Unternehmen, den Verlag Barbara Budrich. 2007 gründete sie die Budrich UniPress Ltd., die 2019 in Budrich Academic Press überführt wurde.
Sie hat zahlreiche Bücher und Aufsätze publiziert, wird zu unterschiedlichen Anlässen als Rednerin eingeladen – vom wissenschaftlichen Publizieren bis hin zu Unternehmensthemen – und ist vielfach ausgezeichnet. Weitere Informationen zu ihr auf ihrer eigenen Webseite.
© Headerbild: unsplash 2022 / Foto: Mohamed Nohassi ; Bild Barbara Budrich: Nina Schöner Fotografie
