Formatvorlagen

Wir stellen Ihnen mit den Unterlagen zur Formatierung auch eine Formatvorlage zur Verfügung. Wie diese eingesetzt wird, können Sie in der entsprechenden Datei selbst nachlesen.

Wichtig ist, dass die automatische Formatierung mit einer Formatvorlage nicht gleichbedeutend mit dem Abschluss der Formatierungsarbeit ist: Diese fängt dann quasi erst an!

Viele Formatierungen müssen trotz entsprechender Vorlage manuell zugewiesen werden. Sie können sich selbst entsprechende Shortcuts einrichten. Dazu gehen Sie zu der Registerkarte mit den Formatvorlagen, bearbeiten die individuelle Formatvorlage, bei der auch ein „Shortcut“ vorgesehen ist. Achten Sie beim Einrichten der Shortcuts darauf, dass Sie keine Tastenkombinationen verwenden, die Sie regulär für Word-Funktionen verwenden: Diese werden nämlich überschrieben.

Um Hurenkinder und Schusterjungen zu vermeiden und spitze Seiten (s. spitze Seite) aufzufüllen, ist es gelegentlich notwendig, die mit Formatvorlage formatierten Absätze von Hand etwas zu manipulieren: Verwenden Sie also die automatische Formatierung nicht mehr, wenn Sie anfangen, in diese Vorlagen manuell einzugreifen - sonst beginnen Sie wieder von vorn!

Mit unserer Datei als doc-file können Sie (wie im Übrigen auch mit dot-files) folgendermaßen verfahren:

Sie öffnen Ihre eigene und die Ihnen zur Verfügung gestellte Datei. Sie kopieren den gesamten Inhalt Ihrer Datei in die Ihnen zur Verfügung gestellte Datei und speichern sie unter einem Arbeitsnamen als doc-file ab („Datei“, „Speichern unter“, „Dateiname“ geben Sie ein, als „Dateityp“ wählen Sie „Word-Dokument“).

Bevor Sie an die AutoFormatierung gehen, sollten Sie ein paar Dinge sicherstellen, um ungewollte Überraschungen und Mehrarbeit zu vermeiden:

• Achten Sie darauf, dass in Ihrem Dokument die Standard-Formatierungen von MS-Word aktiv sind (z.B. Standard oder Text-Körper für Ihren normalen Text, Aufzählung für Ihre Aufzählungen, Überschrift 1 usw. für Ihre Überschriften). Sind diese Standard-Formatbezeichnungen in Ihrem Dokument nicht vorhanden, können Sie mit der AutoFormatierung wenig erreichen: Die automatische Formatierung läuft ins Leere bzw. wählt die Formatzuweisungen einigermaßen willkürlich aus.

• Achten Sie darauf, dass in Ihrem Dokument von Hand formatierte Passagen, wie z.B. Grafiken, die Sie in Word erstellt haben, oder Interviewpassagen, die Sie transkribiert und von Hand mit Zeilennummern u.ä. versehen haben, nicht von der automatischen Formatierung „zerschossen“ werden. Das Programm weiß ja nicht, wie viel Arbeit Sie bereits investiert haben, damit die Dinge genau so aussehen… Im Zweifel sollten Sie von Hand aufgebaute „Kunstwerke“ separat halten und nicht in die automatische Formatierung hineingeben.

• Feinheiten kann die Autoformatierung nicht leisten. Sie müssen ohnehin das Ganze von Hand durcharbeiten.

• Auf „Extras“, „Optionen“, „Allgemein“ finden Sie die Einstellung „Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren“. Diese Option sollten Sie deaktivieren, sobald Sie anfangen, von Hand nachzuarbeiten. Andernfalls wird jeder von der Vorlage definierte Abstand, den Sie von Hand modifiziert haben, beim erneuten Öffnen der Datei wieder automatisch eingefügt! Dies bezieht sich auf alle Änderungen der Formatvorlage, die Sie von Hand durchgeführt haben.

Zum Übertragen der Formatvorlagen wählen Sie „Format“, „AutoFormat“, „AutoFormatierung durchführen“.

Nun überträgt der Computer alle Standard-Formatvorlagen. Wohlgemerkt: nur den Standard! Alles Weitere müssen Sie von Hand nacharbeiten!

Um nun die übrigen Formate von Hand auf die jeweiligen Textpassagen zu übertragen, können Sie entweder bereits vor-eingestellte „Shortcuts“ benutzen, oder sich selbst welche anlegen. Sie können die Übertragung von Formaten auch mit der Maus bewerkstelligen, allerdings ist die Arbeit mit Tastenkombinationen zumeist bequemer und schneller.

Bevor Sie sich an die manuelle Überarbeitung machen, prüfen Sie, ob Satzspiegel und Kopf- und Fußzeilen bzw. Seitenzahlen (s. Seitenzählung, Pagina) korrekt angelegt sind und ob der richtige Druckertreiber aktiviert ist (s. pdf erstellen).